Hvem må få adgang til min arbejdsmail, når jeg stopper?

Mange ansatte får deres egen e-mailadresse på arbejdspladsen. Hedder du som den eneste i virksomheden Jens, kan den fx hedde jens@firmanavn.dk.

Når du ikke længere er ansat, har du ikke længere adgang til denne e-mailkonto. Det har din arbejdsgiver derimod.

Gennemgang af e-mails er en behandling, som hører under Databeskyttelsesloven, som stiller krav til, hvornår og hvordan din arbejdsgiver må have adgang til din e-mailkonto, efter du er fratrådt.

Du kan have givet samtykke til arbejdsgivers håndtering af arbejdspladsens e-mails, da du blev ansat. Reglerne kan fremgå af din kontrakt, personalehåndbog eller en konkret it-politik. 

Hvad siger Databeskyttelseslovens regler?

Din arbejdsgiver har lov til at holde e-mailkontoen aktiv i en periode efter, at du fratræder, fordi kunder, leverandører og andre samarbejdspartnere har fået oplyst "din" e-mailadresse.

Din arbejdsgiver må også læse de e-mails, der lander i indbakken.

Det gælder så længe:

1. at din arbejdsgiver har et sagligt formål med det.
2. at det bliver begrænset til det, der er nødvendigt for at opfylde formålet.
3. at urigtige oplysninger bliver slettet eller berigtiget.
4. at oplysninger, der ikke længere skal behandles, bliver anonymiseret eller slettet.
5. at oplysninger ikke må komme til uvedkommendes kendskab, gå tabt eller blive beskadiget.

Sædvanligvis vil din tidligere arbejdsgiver sætte et autosvar på e-mailkontoen, der oplyser, at du ikke længere er ansat og beder modtagerne bruge en anden af virksomhedens e-mailadresser fremover.

Private e-mails

Bliver der sendt en e-mail til din arbejdsmail, som tydeligvis er privat, må din arbejdsgiver ikke læse denne. Din tidligere arbejdsgiver må i stedet videresende en sådan e-mail til din egen private e-mailadresse.